5 Claves para la Transformación Digital de tus Eventos en 2021

Una de las consecuencias de la crisis sanitaria causada por el Covid-19 para las empresas es la inviabilidad de realizar gran parte de las acciones que se tienen planeadas de forma presencial. Nos encontramos en un contexto en el que los empleados y parte de nuestros clientes se encuentran teletrabajando, lo que dificulta mantener una buena comunicación. Traspasar los eventos presenciales al mundo digital para crear una nueva experiencia interesante e innovadora para todos tus colaboradores es más importante que nunca.

En Atrivity somos conscientes de los grandes retos que tienen por delante las organizaciones para digitalizar parte de sus acciones internas y externas. Por este motivo, hemos recopilado 5 claves para la transformación digital de tus eventos para que seas capaz de fortalecer la cohesión, sentimiento de pertenencia y reforzar el equipo. ¡Disfruta de la lectura!

_{#1 - Adáptate al nuevo escenario virtual}

Nos encontramos inmersos en una situación sin precedentes en el que domina el escenario de incertidumbre B.A.N.I. para empresas y consumidores. Una de las claves para gestionar la crisis económica es apostar por la digitalización de los entornos de la empresa y proporcionar una comunicación transparente. Cómo ya hemos mencionado anteriormente, gran parte de las plantillas de trabajadores se encuentran en remoto y, además, en muchas ocasiones la única forma de poder llegar al consumidor final es a través de canales online. ¿Cómo puedes adaptarte a un nuevo escenario virtual?

El mundo digital te ofrece una amplia  variedad de herramientas que te permiten romper con los límites geográficos y temporales ¡para poderte dirigir a todas las personas al mismo tiempo! Es de vital importancia que inviertas en estrategias de comunicación que motiven la cohesión, transmitan la cultura y los valores de la organización. Algunos ejemplos de acciones virtuales que puedes implementar son: seminarios web, talleres online, roadshows o team building.

_{#2 - Utiliza plataformas digitales adecuadas}

Una vez has iniciado tu proceso de transformación digital es esencial que escojas las herramientas adecuadas para llevar tus eventos internos y externos al siguiente nivel. En la actualidad, puedes encontrar una amplia gama de aplicaciones que te permiten digitalizar tus acciones pero no son capaces de almacenar datos que te ayuden a mejorar. Uno de los puntos clave para el progreso empresarial es aplicar una digitalización que aporte datos relevantes para organizar, segmentar y analizar el resultado obtenido de  los eventos.

Fuente: meetmaps.com

Si tu intención es celebrar eventos en remoto de manera periódica puedes optar por plataformas cómo zoom, gotomeeting, hangouts/Google meet o Skype. Además, es interesante realizar la promoción del evento digital a través de las redes sociales y dejar atrás correos electrónicos que los empleados en muchas ocasiones nunca llegar a abrir.  

_{#3 - Ofrece protagonismo a la interactividad}  

Después de digitalizar las partes de tu compañía y tener claro que los eventos digitales han llegado para quedarse, podrías llegar a pensar que está todo hecho. Nada más lejos de la realidad: para conseguir el éxito deseado en tus estratégias comunicativas es imprescindible que añadas a tus eventos un elemento diferencial que proporcione interactividad, dinamismo y al mismo tiempo, te ofrezca datos relevantes sobre las acciones que has realizado. ¡Es la única manera de progresar!

Los eventos digitales tienen que ser fácilmente accesibles desde un dispositivo móvil, permitir que los asistentes interactúen entre ellos, utilizar más contenido en formato audiovisual (vídeo) y la tecnología portátil empezarán a cambiar la experiencia vivida en un evento. Además, las notificaciones “push” antes del evento reforzarán la promoción de tu acción aumentando el número de registros. Es importante que programes diferentes mensajes originales de modo recordatorio para incrementar la efectividad, llamar la atención y proporcionar la información necesaria. Haz que valga la pena compartir la experiencia de tu evento y ofrece una experiencia online excelente.

_{⭐Ejemplo de Atrivity:}

Después de cada sesión remota es difícil saber si realmente los integrantes están prestando atención o comprendiendo el contenido expuesto. Gracias a herramientas digitales cómo Atrivity podrás enviar un reto de tan sólo 30seg en las pausas entre exponentes y medir el nivel de comprensión sobre cada una de las sesiones ¡en tiempo real! Además, al final del evento podrás realizar una batalla final de 30min de duración en el que los participantes podrán retarse mutuamente con las preguntas realizadas anteriormente e incrementar el nivel de aprendizaje de una manera lúdica.

_{#4 - Digitaliza tus stands en congresos y ferias}

Cabe matizar que la irrupción del Covid-19 no implica que el 100% d elos eventos vayan a traspasarse al mundo virtual, en muchas ocasiones los eventos se van a celebrar de forma presencial con innovación tecnológica que mejore la experiencia de los asistentes al mismo tiempo que se cumplen con las medidas sanitarias correspondientes. ¿Qué tipo de tecnología se puede implementar para sorprender a los participantes?

Algunos de los ejemplos son el IDStand, la tecnología NFC en la acreditación o la introducción de herramientas gamificadas para aportar ese elemento diferencial a tus eventos. Todas las grandes crisis ofrecen oportunidades y una de ellas es la transformación digital de los eventos de forma híbrida: la tecnología estará centrada en ofrecer una experiencia única a los asistentes (realidad virtual o inteligencia artificial) y los eventos serán en vivo.

¿Y si tus próximos eventos serán 100% digitales? Utiliza la gamificación para crear awareness, dirigir el publico a tu stand virtual, medir la comprensión de los mensajes claves, así como hizo DTI en el 28º Congreso Internacional de la Sociedad de Trasplantes 2020 virtual.

_{#5 - Reinventa tus canales de comunicación interna}

Ante momentos de alta incertidumbre uno de los mayores errores que se pueden cometer ante una gestión de una crisis es la falta de comunicación y transparencia. No anunciar las decisiones que afectan a la compañía, da lugar a una alta rumorología y a un menor rendimiento de los equipos. Por lo tanto, es imprescindible mantener informado a los empleados, clientes y proveedores. ¿Cómo puedes innovar en tu comunicación interna?

Una excelente forma de mantener informados a tus públicos y llegar a todos ellos independientemente donde se encuentren es a través de seminarios web. Es una excelente vía para evitar que tengan dudas sobre su futuro o el de la organización ya que es un hecho que puede afectar a su productividad y bienestar. ¡Pero esto no es todo! Es muy importante que asegures la comprensión de la información, introduce la gamificación cómo elemento diferencial para medir el conocimiento adquirido, dinamizar el evento  y reforzar posteriormente aquellos ámbitos menos comprendidos.

Gracias a aplicaciones móviles cómo Atrivity podrás  envíar preguntas preguntas asociadas al contenido expuesto a lo largo de la presentación, evaluar el conocimiento a tiempo real de los participantes a través de informes detallados y detectar las lagunas del conocimiento reforzables en los días posteriores. Este tipo de iniciativas son fundamentales para superar la incertidumbre, vencer al estrés y no quedarse paralizados por el miedo ante la falta de actividad laboral y la percepción de ingresos.

Fuente: valuexperience.com

Conclusiones del equipo de Atrivity

La era de la transformación digital es un gran reto para gran parte de las industrias, pero al mismo tiempo, la digitalización de los eventos ofrece una serie de oportunidades para todas aquellas organizaciones dispuestas a ampliar el alcance y la experiencia más allá del mundo offline. La transformación digital ha llegado para quedarse y las organizaciones deben acelerar los procesos de adopción tecnológica para adaptarse a la nueva realidad híbrida de los eventos post Covid-19.

_{Por qué Atrivity es lo que necesitas?}

oUn final memorable: Atrivity genera una sana competencia. Los asistentes se involucran mientras se desafían unos a otros, acumulando conocimientos hasta una batalla final épica que pone a prueba a los jugadores con mensajes clave y les ofrece un final inolvidable y divertido al evento.

oAmplía la experiencia del evento: refuerza el aprendizaje y amplía la experiencia posterior al evento comunicándote con tu público y reforzando los mensajes clave.

oGeneración de conciencia: Atrivity es una herramienta de interacción con la audiencia que ayuda a crear un "ruído" al promocionar el pre-evento y también atraer la atención hacia su stand durante el evento. Ofrece algo inesperado pero intrigante a los asistentes.

oMantén la atención: añadir un juego gamificado es una forma muy efectiva de mantener a los asistentes comprometidos, interesados y aprendiendo durante todo el proceso.

oMóvil, divertido y fácil de usar: entendemos que no todos los asistentes son expertos en tecnología. Nuestra solución de aplicaciones móviles es fácil de usar, divertida de jugar y proporciona a los jugadores señales claras de cómo y cuándo debe usarse.

oCanal de comunicación: los eventos dependen de las redes y las conexiones significativas para prosperar. Nuestra aplicación de juego le permite mantener un canal de comunicación abierto entre su marca y los asistentes.

oEvaluar y medir automáticamente: la amplia función de análisis de Atrivity ofrece una imagen clara de la comprensión del mensaje clave. Las encuestas posteriores al evento también se pueden integrar para recoger fácilmente comentarios de los asistentes.

Publicado por Roger Martínez

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