11 Claves para un Plan de Acogida Más Efectivo

Las empresas inteligentes comienzan el plan de acogida para nuevos empleados desde el momento en que éste dice “Sí”. Un empleado feliz y bien capacitado resulta en mayores tasas de retención y menores costes de contratación.

Las empresas invierten grandes cantidades de recursos para lograr captar al empleado adecuado. Mantener al nuevo contratado positivo es clave para conservar el interés hasta la decisión final de incorporarse al equipo. Este proceso de asignación entre empleado-empresa continúa después de finalizado el proceso de contratación.

Con la rotación de empleados como una tendencia ascendente es importante tener un plan establecido. Un buen plan de acogida anticipa estas cuestiones para un mayor compromiso del empleado. Con un plan definido, las empresas están mejor preparadas para un posible obstáculo en el plan de acogida.

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_{Datos de rotación de empleados}

En promedio se necesita cuatro semanas para que un nuevo empleado se sienta integrado en su lugar de trabajo. Para dominar el puesto, se prevé al menos 90 días y en algunos casos hasta 6 meses para que el nuevo contratado alcance la integración completa. Un plan de acogida deficiente puede llevar a una baja motivación y perder al nuevo empleado por una mejor oportunidad. Para la empresa esto significa un coste hundido, dinero gastado que no puede recuperarse.

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En el alto índice de rotación del entorno hoy en día, un plan de acogida para nuevos empleados sin complicaciones es clave porque:

• Hasta un 20% de la rotación de empleados sucede en el primer mes y medio

• El 69% de los empleados tienen más probabilidades de quedarse en la empresa por lo menos 3 años después de una gran experiencia en su plan de acogida (la lealtad de los empleados está en su peor momento en general)

• Las organizaciones con mejores prácticas en planes de acogida retienen un 90% de nuevos empleados, mientras que organizaciones con un plan de acogida deficiente solo retienen un 30 por ciento

• La tasa de rotación deseada que aspiran las compañías es de un < 10%

• El promedio nacional por coste de contratación en EE. UU va desde $3,000 hasta $5,600

Facilitar la entrada de los empleados en el lugar de trabajo resultará en una mejor tasa retención del empleado y un mayor nivel de rendimiento. Los obstáculos para los nuevos contratados pueden variar, desde sentirse sin contacto con la cultura de la empresa, el ambiente laboral y la naturaleza del trabajo. Un plan de acogida  ideal responde a estas preocupaciones y conflictos.  

_{Sigue estas 11 claves para que tu plan de acogida sea efectivo y logre retener empleados valiosos}

_{1. Haz que se sientan bienvenidos desde el principio}

Pre-boarding - establece el pre-boarding en tu plan. Empieza desde el día en que el candidato acepte tu oferta laboral. Para facilitar el primer día en el trabajo y los nervios, ayuda al nuevo empleado a sentirse preparado con enlaces relevantes a la intranet de tu empresa y un plan para el primer par de semanas.

Un par de días antes de la fecha de inicio, envía la agenda del día de bienvenida con conceptos básicos como código de vestimenta, horarios de trabajo y calendario para la primera semana de trabajo. Antes de la llegada del nuevo empleado, envía un comunicado a toda la oficina con el nombre y función del recién llegado.

Día 1 - El escritorio y el área de trabajo deben estar listos con el equipo, los materiales y las herramientas necesarias para el trabajo. Confirma el texto y los datos para incluirlos en tarjetas de negocios y ten una firma de correo electrónico lista para su uso. Agrega un nombre de usuario predeterminado a los canales de comunicación relevantes y herramientas tecnológicas con la opción de editar. Proporciona una visión general de las políticas, beneficios, vacaciones y calendario de la compañía.

_{2. Automatiza o digitaliza partes del proceso}

Los enfoques tradicionales son caros y requieren mucho tiempo. Ahorra tiempo con comunicaciones por correo electrónico y firmas electrónicas. El papeleo firmado con antelación y entregado virtualmente hará el día 1 menos mundano. Digitalizar listas de verificación, políticas y procedimientos y políticas de la empresa, guía de bienvenida y calendario de trabajo. Automatiza y crea formatos electrónicos para reducir costes, errores y complejidad.

_{3. Sé puntual}

Recapitula las pequeñas cosas en las primeras 2 semanas. Obtén los detalles administrativos, ordena equipamiento y herramientas de antemano. Planificar y ordenar con antelación acorta el período de inicialización. El recién llegado será capaz de centrarse en la adaptación a la cultura de la empresa y aprender el trabajo.

Cuando las empresas muestran interés y son eficientes a integrarlos rápidamente, los nuevos empleados se sienten más seguros.

_{4. Aclimata y orienta a los nuevos contratados}

Haz una visita del lugar el primer día de trabajo. Lleva al nuevo empleado alrededor de la oficina o edificio. Señala los códigos de seguridad y los servicios básicos. Personaliza el tour con consejos "Insider" sobre el uso de áreas de descanso, áreas de inactividad, transporte y mejores lugares para comer o comprar.

_{5. Integra y familiariza con quién es quién}

Proporciona un organigrama o un collage divertido de cada persona y sus roles. Juega a saber quién es quién usando una aplicación. Utiliza la app Atrivity para poner a prueba al nuevo contratado con las caras, nombres y roles de los colegas. Esto reducirá el estrés relacionado con recordar los nombres de las personas más allá del primer apretón de manos. Programa las reuniones entre el nuevo empleado y los empleados experimentados o clave para ayudar a la coordinación y colaboración futuras.

_{6. Establece expectativas y prepara un itinerario para el rendimiento}

Programa una reunión con el gerente directo dentro de los tres primeros días para revisar roles, responsabilidades y recompensas. Las organizaciones consiguen del empleado lo que miden y recompensan. Vincula las nuevas tareas de los empleados a los sistemas de medición y control de recompensas de la compañía para impulsar un mayor rendimiento.

_{7. Crea un sistema de seguimiento para el primer mes}

Un sistema de seguimiento virtual permite al empleado responder durante los tiempos de inactividad y tomar un descanso del día a día.

•Semana 1: Enviar un correo electrónico con una lista de comprobación de las políticas de la empresa

•Semana 3: Compartir una encuesta para evaluar el conocimiento de la empresa

•Semana 4: Gamificar un quiz para poner a prueba el competidor o procesos de la empresa

•Primer mes y más allá: seguimiento con reuniones de check-in cada 30 días

_{8. Acuerda un cronograma que alinee el rendimiento y las expectativas}

El Grupo Aberdeen revela que el 76 por ciento de las empresas amplió más allá del primer mes el plan de acogida. American Express, por ejemplo, divide el proceso en incrementos de 30 días. Desglosar el programa de esta manera permite a los empleados centrarse en el aprendizaje de habilidades concretas para realizar tareas específicas dentro de un período medido.

•30 días. Esto es cuando el nuevo empleado inicia el proceso de inicialización.

•60 días. Los próximos 30 días involucran colaboración y entrega de responsabilidades más grandes

•90 días. El nuevo empleado está listo para retirarse del entrenamiento y asumir más responsabilidades logrando tareas más grandes. El empleado comienza a ser más responsable de su propio trabajo

•Más allá de los 90 días. Programa los puntos de encuentro cada 30 días a lo largo del año 1. Utiliza estas sesiones de check-in para descubrir desconexiones entre las habilidades, las expectativas y el rendimiento

Aplica el método SMART (Siglas en inglés): específico (specific), medible (measurable), alcanzable (attainable), relevante (relevant) y fecha limite (time-bound). Esto hace que un gerente y el responsable del reporte directo, fijen expectativas realistas. Estas reuniones son ideales para cubrir cualquier deficiencia o posibles amenazas de fuentes de insatisfacción:

¿El empleado comprende su rol en la empresa? ¿El trabajo es lo que él o ella  esperaba? ¿Tiene el empleado alguna idea de mejora dentro del departamento o para la comunidad en general? ¿El empleado se siente a gusto con sus compañeros? ¿Siente que se están adaptando? ¿Existe algún conflicto entre los compañeros que se debe abordar? ¿Tiene el empleado algún feedback sobre la relación con él o ella? ¿Qué feedback ha dado el empleado sobre el proceso de onboarding?

_{9. Da la oportunidad de desempeñarse con éxito}

Los nuevos empleados sienten la necesidad de contribuir al negocio inmediatamente. Ofrece una presentación en la empresa, unidad de negocio y la misión y objetivos del equipo. El contexto permite a los nuevos empleados vincular cómo el rendimiento impacta el negocio.

Asignar pequeños proyectos permite al empleado empezar y alcanzar un objetivo. Establecer parámetros claros reducirá los obstáculos. Esto permite al nuevo contratado asimilar la cultura de la empresa mientras aprende procesos internos. Impulsa grandes proyectos cuando está en un buen ritmo y tiene buena comprensión del funcionamiento de la empresa.

_{10. Debes estar disponible}

Aborda las dudas tan rápido como se presenten durante el periodo de inicialización. Lograrás reducir la falta de comunicación y controlar los errores en este periodo de aprendizaje.  

Al mismo tiempo, el nuevo contratado adquiere confianza y mayor autonomía. Abre una variedad de canales de comunicación ya sea para una comunicación privada o pública. Esto da la opción de realizar las preguntas adecuadas a la persona correcta. Los canales incluyen accesibilidad en-persona, una plataforma abierta de comunicación (apps de colaboración), accesibilidad virtual (email, chat).

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_{11. Provee reconocimiento de alta dirección}

El reconocimiento no tiene que esperar hasta que el nuevo empleado demuestre un desempeño estelar. La interacción de la alta dirección demuestra a los empleados que la empresa se preocupa. Incluye a la alta dirección en el programa de orientación.

Una idea general sobre los objetivos de la empresa y funcionamiento diario pone en contexto y da importancia. Esta inversión mínima de tiempo asegura a largo plazo motivación de los nuevos contratados.

Un plan de acogida de nuevos trabajadores exitoso toma tiempo. Usualmente es ignorado debido a limitaciones de tiempo y demandas del día a día. Invertir el tiempo por adelantado resultará en un mejor compromiso y un desempeño satisfactorio.

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Publicado por Theresa Desuyo

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